Privacyverklaring

1. Wie verwerkt je gegevens?

Crashform is een dienst van [JURIDISCHE NAAM], [VESTIGINGSADRES]. Voor privacyvragen, inzage of verwijdering kun je mailen naar [CONTACTMAIL]. De juridische naam, het adres, contactmail en registratienummer moeten nog worden ingevuld.

Voor rechtstreeks gebruik van Crashform is [JURIDISCHE NAAM] verantwoordelijk voor de verwerking. Bij een zakelijke melding kan je wagenparkbeheerder, werkgever of verhuurder verantwoordelijk zijn voor de inhoud en het gebruik van het dossier. Crashform verwerkt die gegevens dan onder diens instructies, voor zover die rol en de vereiste verwerkersafspraken zijn vastgelegd. Voor eigen beveiliging, facturatie en contactverzoeken heeft [JURIDISCHE NAAM] een eigen verantwoordelijkheid.

2. Welke gegevens gebruiken we?

Je kunt voertuig- en verzekeringsgegevens, kentekens, namen, adressen, contactgegevens, rijbewijsgegevens, de plaats en het tijdstip van een ongeval, omstandigheden, opmerkingen, een schets, foto’s en een getekende handtekening invullen. Ook bewaren we controleopmerkingen, tijdstippen, dossiercodes en integriteitshashes. Gegevens kunnen ook door de andere partij of een zakelijke organisatie worden aangeleverd.

Zakelijke accounts bevatten daarnaast een e-mailadres, organisatienaam, instellingen en voertuig- of bestuurdersprofielen. Een B2B-aanvraag bevat je bedrijf, naam, e-mailadres, segment, landen, volume en bericht. Stripe verwerkt betaalgegevens; wij ontvangen betaalstatus, bedrag, valuta en betaal- of abonnementsverwijzingen, geen volledig kaartnummer.

Hosting- en beveiligingsdiensten verwerken technische gegevens zoals je IP-adres, browsergegevens en verzoeklogs. We gebruiken je IP-land om de toepasselijke prijs en valuta te tonen. Voor rate limiting bewaren we een ondertekende, gepseudonimiseerde IP-identiteit. Deze prijsbepaling hangt af van regio, niet van een persoonlijk profiel.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

We gebruiken de gegevens om de gevraagde dienst uit te voeren: een melding voorbereiden, beide partijen laten controleren en tekenen, een PDF maken, betaling verwerken, inloggen en relevante e-mails versturen. Voor gebruikers die de dienst aanvragen is de grondslag uitvoering van de overeenkomst of de voorbereiding daarvan (AVG artikel 6 lid 1 onder b).

Voor noodzakelijke gegevens over andere betrokkenen, beveiliging, misbruikbestrijding en het onderbouwen of afhandelen van aanspraken beroepen we ons, waar passend, op gerechtvaardigde belangen (artikel 6 lid 1 onder f). Die belangen zijn een betrouwbaar ongevalsverslag en een veilige dienst; we wegen daarbij de rechten en belangen van betrokkenen mee. Wettelijk verplichte financiële administratie berust op een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c).

Optionele toegang tot locatie, foto’s of andere apparaatfuncties vereist je toestemming in de browser. We gebruiken een contactaanvraag om je aanvraag te beantwoorden, niet als algemene toestemming voor nieuwsbrieven.

4. Letsel en andere gevoelige gegevens

Een letselindicatie, vrije tekst of foto kan informatie over gezondheid bevatten. Vul alleen in wat noodzakelijk is om het ongeval en een concrete aanspraak vast te leggen. Voeg geen medische dossiers, diagnoses of onnodige identiteitsdocumenten toe.

Voor zover bijzondere persoonsgegevens strikt nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, kan de uitzondering van AVG artikel 9 lid 2 onder f van toepassing zijn. Dit is geen algemene toestemming om gezondheidsgegevens te verzamelen. Als die noodzaak ontbreekt, mogen zulke gegevens niet voor dat doel worden opgenomen.

5. Wie kan je gegevens zien?

Bij een gezamenlijke melding worden de ingediende of namens de ander ingevulde gegevens gedeeld met de andere partij voor controle en ondertekening. De persoonlijke achterkant is alleen toegankelijk met de eigen persoonlijke link of de bevoegde apparaattoegang; de andere partij krijgt die niet via de gezamenlijke melding.

Bij een zakelijke melding kan de bevoegde organisatiebeheerder het dossier, foto’s en PDF bekijken. Ingestelde ontvangers kunnen een kennisgeving krijgen. Nieuwe B2B-aanvragen worden naar het interne contactadres verstuurd om ze te kunnen behandelen.

Iemand met een dossiercode kan op de controlepagina onder meer de naam van ondertekenaars, ondertekeningstijdstippen en de documenthash zien. De volledige melding staat niet op die pagina. Wie een uitgegeven downloadlink of persoonlijke link bezit, kan toegang krijgen tot het bijbehorende document. Deel zulke links alleen met bevoegde ontvangers.

Crashform dient niet automatisch een claim in bij je verzekeraar of de politie. Jij of je organisatie kiest aan wie de PDF wordt doorgegeven. Voor het verdere gebruik door een verzekeraar of andere ontvanger geldt diens eigen privacybeleid.

6. Dienstverleners en internationale verwerking

We gebruiken Convex voor de database, bestanden en backend in een EU-regio; Cloudflare voor de website, bezorging, beveiliging en landdetectie; Resend voor e-mail; en Stripe voor betaling en facturatie. Deze partijen verwerken noodzakelijke gegevens voor hun taak. Stripe kan voor bepaalde betaal- en fraudetaken zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Bij een Nederlandse kentekenopzoeking gaat het kenteken naar het openbare RDW-register. Als je een locatie laat omzetten naar een adres, ontvangt BigDataCloud de benodigde locatiegegevens. Deze functies gebruik je alleen wanneer je ze activeert.

EU-opslag van de backend betekent niet dat iedere verwerking uitsluitend binnen de EER plaatsvindt. Leveranciers kunnen daarbuiten verwerken of ondersteuning verlenen. Voor zulke doorgiften zijn passende waarborgen vereist, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Je kunt informatie over de toepasselijke afspraken en waarborgen opvragen via ons contactadres.

7. Beschikbaarheid en bewaren

Een melding en de persoonlijke achterkant zijn beschikbaar tot zeven dagen na het aanmaken van de melding. Daarna verwijdert een automatische opruimtaak het dossier, foto’s, PDF’s, persoonlijke achterkanten en gekoppelde dossiergegevens. De taak draait ieder kwartier en verwerkt grote hoeveelheden in stappen. Download je PDF vóór de einddatum.

De automatische verwijdering betreft het dossier en de gekoppelde betaalstatus in Crashform. Financiële administratie en gegevens die een betalingsdienstverlener wettelijk moet bewaren volgen de toepasselijke bewaartermijn. B2B-aanvragen worden bewaard zolang nodig voor de behandeling en het aantoonbaar noodzakelijke vervolg daarvan. De definitieve bewaartermijn voor zakelijke aanvragen moet nog worden vastgesteld.

Tijdelijke rate-limit-tellers verlopen na hun venster en worden ieder uur opgeruimd. Bewaar zelf een gedownloade PDF als je deze nodig hebt. Vraag via [CONTACTMAIL] om verwijdering; we beoordelen dat verzoek afzonderlijk, onder meer als het dossier ook gegevens van een andere partij bevat.

8. Cookies, browseropslag en e-mail

De website onthoudt je land-/taalpagina met een functionele cookie die maximaal één jaar meegaat. Browseropslag bewaart onder meer je taal, formulierstap en apparaatsleutels voor je melding, totdat je deze opslag wist. Zakelijke inloggegevens en sessies zijn nodig om toegang tot het portaal te beveiligen. Wie browseropslag wist, kan de toegang via dat apparaat verliezen.

In de huidige website is geen advertentie- of externe analyticsdienst ingebouwd. Hosting- en beveiligingslogs blijven wel bestaan. E-mails kunnen merkafbeeldingen en externe lettertypen van Google Fonts laden als je e-mailprogramma dit toestaat; die verzoeken kunnen technische gegevens aan de betreffende aanbieder doorgeven.

9. Beveiliging

We gebruiken onder meer versleutelde verbindingen, server-side toegangscontroles, gehashte apparaatsleutels, tijdelijke verificatiecodes en rate limiting. Hashes helpen wijzigingen in een verzegeld document herkenbaar te maken. Ze bewijzen op zichzelf niet de identiteit van een persoon. De dienst is niet opgezet als end-to-end versleutelde opslag: bevoegde systemen verwerken de dossierinhoud om de PDF en de dienst te leveren.

10. Je rechten en klachten

Voor zover van toepassing kun je inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen verwerking vragen. Een gegeven toestemming kun je intrekken, zonder dat eerdere rechtmatige verwerking daardoor onrechtmatig wordt. Niet ieder recht geldt in iedere situatie.

Mail [CONTACTMAIL] met je verzoek en, indien beschikbaar, de dossiercode. Stuur niet meteen een kopie van je identiteitsbewijs. We kunnen beperkte aanvullende informatie vragen om je identiteit en bevoegdheid te controleren. We reageren in beginsel binnen één maand; bij een wettelijk toegestane verlenging leggen we uit waarom.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de bevoegde toezichthouder in het land waar je woont of werkt. Als een zakelijke organisatie verantwoordelijk is voor je dossier, kun je je verzoek ook aan die organisatie richten.

11. Je keuzes en wijzigingen

Zonder noodzakelijke gegevens kunnen bepaalde onderdelen van de dienst niet werken. Optionele foto’s, locatiegegevens en de betaalde persoonlijke achterkant kun je achterwege laten. We gebruiken de melding niet voor geautomatiseerde beslissingen over aansprakelijkheid, verzekering of schadevergoeding.

We publiceren wijzigingen op deze pagina met een nieuwe versiedatum. Bij belangrijke wijzigingen die jouw bestaande gebruik raken, informeren we je waar nodig via een passend kanaal.

Bronnen en beleid van dienstverleners

• AVG / GDPR
• Privacyrechten / Privacy rights
• Convex
• Cloudflare
• Resend
• Stripe

Contactgegevens moeten nog worden ingevuld.